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经济危机下CIO是否要调整IT组织结构

发布时间:2020-07-01 01:10:49 阅读: 来源:消毒餐具厂家

摘要:在企业内部剧烈变动和整体经济环境不容乐观的情况下,IT 部门的组织结构能否置身于这场经济风暴之外呢?这也是CIO最为关心的事情之一。

关键词:IT组织

最近,陈果仁常常思考着这么一个问题,就是公司的IT组织结构是否需要调整?他是一个跨国集团公司的CIO。由于受到经济危机的影响,不但公司集团总部要对某些部门进行合并和裁减,而且各地分公司的业务部门也有所变化和调整。

回顾当前全球经济放缓过程中,我们注意到许多跨国集团企业或多元化的企业在组织结构方面呈现出一种较一致的变化趋势,就是部门合并或裁减。那么,在企业内部剧烈变动和整体经济环境不容乐观的情况下,IT 部门的组织结构能否置身于这场经济风暴之外呢?这也是CIO最为关心的事情之一。事实上,正如天下大势分久必合,合久必分一样,IT组织结构也应该是随需应变、顺势而为的。

一。 IT组织结构为什么需要调整?

企业的IT组织结构是总部集中式还是分公司分权式配置,一直是业界的热点话题。然而,这与争论数据中心是大集中式还是该分布式一样,没有绝对的对错。每家企业所在行业不同、规模不同、IT应用阶段不同,很难有一个放之四海而皆准的模式。其实,无论是分权式还是集中式,其焦点还是在IT管理职责与权利如何划分。

一般来说,企业的IT组织结构调整是一项“软任务”,即有时候IT组织结构不改变,企业也能运转下去。但如果要等到IT无法运转时,再进行IT组织结构的变革就为时已晚了。因此,CIO必须要抓住IT组织结构变革的征兆,及时进行IT组织结构变革。而且,集团型企业、多元化企业的CIO对这个问题尤其需要认真对待。

(1)经济环境变动可能会导致企业战略转变

在外部经济环境恶化时,企业的销售及利润都会降低。此时为了减少亏损,如何有效地节省成本就成为企业关注的首要问题。所以,在经济环境低迷时战略转变往往成为许多企业的首选。因此,经济环境变化的永恒性也就决定了企业组织结构变革的必然性。

企业战略一般是通过组织来实施的,一定的组织结构是实现企业战略的必要条件。实践证明,一个不适宜的组织结构必将对企业战略产生巨大的损害作用,它会使良好的战略设计发挥不出应有的作用。也就是说,企业的组织结构应该是要随着战略而定的,它必须按照战略的变化及时调整。因此,当企业经营战略转变时,企业的组织结构就肯定会或多或少的发生变化,例如部门合并或部门裁减。

(2)IT组织结构也须随企业组织的改变而变化

一般来说,IT组织结构是服从于企业组织结构的。当企业组织结构发生了重大变化时,例如部门合并或部门裁减等,IT组织结构也应要做相应的调整,以支持企业组织结构的变化。因为如果IT组织结构不适应企业的组织结构时,不仅不能为企业成功实施转变提供有力的支持,还往往会成为企业组织转变过程中的阻力。因此,当经济环境的变动导致企业组织结构发生变化时,IT组织结构也应随之改变。至于怎么“变”,则需要服从企业战略转变的要求。

(3)IT组织结构须根据IT建设阶段的变化而变化

在IT建设初级阶段和IT系统构建阶段时,许多集团型企业的IT组织结构往往会选择集中式的管理。因为集中式结构可以充分共享和利用各种IT资源,并能传承IT系统实施的知识与经验。这时,集团总部IT部门直接投资并统筹协调分公司的IT项目建设,可以减少汇报层级和协调难度,并能提高IT项目的建设效率,也可以统一规划公司的IT战略。这有其一定的合理性,但长此以往就会不利于IT建设更好地符合企业整体战略。

因为当分公司的IT建设进入到应用与优化阶段,情况将会发生很大的变化。如果此时总部的IT部门还一味大包大揽、统管一切IT事务,就会发生资源与需求日益严重冲突、沟通协调困难等管理问题。因为在IT运维阶段如果分公司不承担IT运营的成本,往往会不断提出各种需求、无节制地开销总部的IT资源,造成总部的IT资源规模不断扩大,让总部不堪重负。此外,如果此时总部IT部门还要兼顾分公司的日常IT运行维护,就会忽略或无法实现集团的IT战略、IT审计等重要职责,或难以顾及长远发展、总体协调等宏观事务。所以,当一个集团企业出现以上征兆时,应及时进行IT组织结构诊断,以判定IT组织结构是否有加以调整的必要。

二。IT组织结构是否需要调整的标准

随着经济危机的影响越来越深远,企业为了适应这种变化,不得不在加强精细化管理的同时,不断对其IT组织结构进行调整。典型的有直线职能制、矩阵制以及近年出现并畅行的虚拟化等形式。这些模式适应了企业不同的发展阶段和发展要求,很难区分孰优孰劣。因此,大部分CIO虽然在自己的长项IT技术上没有任何问题,但对于如何构建合理的IT组织结构着实让很多CIO煞费苦心。

(1)IT组织结构是否合适的标准

IT组织结构是否合适要分两个层面来看:第一个层面,是整个IT团队在进行的包括后台维护、系统开发等所有工作时,有没有给企业的实际运营工作添乱。第二个层面,是其它部门人员在实际使用的过程中,有没有发现IT系统对他们的工作有很大提升,并且能够借助系统获得更多的“附加值”。因此,对于那些不合适的IT组织结构来说,企业内部大部分的其它部门都会认为IT部门的工作是不到位的。这又有两个层面,一是“不到位”,可能是IT部门表现在对业务需求的响应不够及时;二是“太超前”,可能是IT部门想做的而业务部门却接受不了。

概括地讲,不管何种结构的IT组织,IT组织结构对企业价值可以概括为两个方面:效能和效率。效能是指做正确的事,是实际产出与预期产出的比例。如果IT组织结构在这方面功能不突出,IT组织效率再高,也将因为方向问题而对企业弊大于利。效率则是正确的做事,是实际产出与实际投入的比例。IT组织结构的效率指组织结构在企业以资源和时间的投入换来企业新价值中发挥的能力。因此,IT组织结构是否合适的标准主要表现对企业内部业务运作的效能、效率和反应速度。

(2)分权与集权的选择

为什么会产生IT组织结构不合适的问题呢?往往是因为IT工作与资源的不匹配。因此,IT组织结构的本质是人员的分工协作体系。IT组织结构图(Organization Chart),是最常见的表现IT人员、职称和群体关系的一种图表。组织结构又可称为权责结构,是员工在职、责、权方面的结构体系,它能形象地反映IT组织内各机构、各岗位上下左右相互之间的关系。

目前,IT组织结构的形式多种多样,主要的形式有:直线制、职能制、直线-职能制、矩阵结构等。而从企业的情况来看,现今大多的集团企业都是实行“集权+分权”的二维矩阵组织模式。这个模式具体而言是指集团总部IT部门实行集权制,专注于集团IT战略的制订和实施监督,并负责给各分公司进行IT建设实施或指导;分公司IT部门实行分权制,负责本企业的IT建设和IT运维。分公司的IT部门在接受分公司直接领导与管理的同时,还要接受集团总部IT部门的专业指导和协调管理。这种IT组织结构具有灵活、高效、便于资源共享等优势。然而由于双重命令链的存在,有时往往会使IT员工无所适从,管理的模糊性大大增加。轻则导致混乱和冲突,重则使IT组织内出现争权夺利的倾向。

三。 IT组织结构调整的策略和方法

企业的IT组织结构没有优劣之分,只有适合与否之别。因为IT组织结构模式必须要随着企业战略和所处的经济环境变化而变化,恰当的IT组织结构对于实现IT战略目标至关重要。

(1)了解企业战略目标和组织机构的设置

其实,IT部门也好,其它部门也好,组织结构首先要取决于企业本身的组织模式。在整个组织结构、业务结构还没有明确的情况下,IT组织的调整一般是暂时不动的。因此,一个明智的CIO只会在企业业务模式明晰后,才会考虑自己的IT组织结构的调整。因为IT组织结构对于一个企业是不是合适,一是要看企业本身的文化和运作模式;二是要看是不是合身,它考虑的是指跟企业业务的商业模式是不是吻合;三才是在成本和效率上找到平衡点,是决定选择集中式还是分散式。

另外,在考虑IT组织结构是否需要调整时,这中间还隐含着这样一个问题:企业对IT部门的定位。一是如果是定位为支撑业务,那么可以从职能管理的角度来考虑IT组织结构,可能只是为了协助完成某一项业务工作;二是如果是定位于驱动业务,就不单单只是一个支撑者,可能还会做一些对内外部信息的分析,给企业高层决策提供有价值的支持。所以,不一样的部门定位,IT组织结构的选择也是不一样的。

(2)正确使用虚拟团队,避免组织过度横向或纵向化

在经济危机下,IT组织结构中出现虚拟化是一种必然现象。CIO应采取积极的方法,正确诱导和运用虚拟化团队为企业目标服务。因为IT组织结构假如过于横向化,则区域分公司的IT团队会过于庞大,IT人力成本就会大大增加。而过于纵向化的IT组织结构则会易于滋生官僚作风,而且纵向权力集中在集团总部手中,由于远离最终客户,不可能像本地员工一样真正理解并体会用户的IT需求。所以,在决策时更倾向于集权式的决策,要求标准化的生产、服务及操作流程。这种整洁划一的方式往往缺乏变通,有时候即使实际情况与规则并不相符,也要遵守公司既定的政策,这样不仅轻易挫伤一线员工的积极性,还会丧失难得的市场机会。所以,在IT组织结构调整中要注意不要矫枉过正,使IT组织结构过于横向化或纵向化。

虚拟化组织结构是由美国经济学家肯尼斯·普瑞斯首倡的。IT组织结构虚拟化是指以IT项目为核心,把IT项目的财务管理、人力管理、物资管理等部分职能虚拟化,通过与相应职能部门的协调和合作,实现IT项目资源的最佳组合。因此,未来IT组织结构变革的趋势,并不是通过增加管理范围或减少管理幅度来实现的,也不是通过随意的减少所谓的中间层管理者来实现的,而是通过增加临时的、项目性质的虚拟化来实现。简而言之,未来IT组织结构转变的趋势,不是通过直接进行组织结构的变化与调整,而是通过组建虚拟化团队的方式来实现调整和变化。

(3)处理好大环境与小环境的问题

即使在全球经济低迷的今天,仍然有布满活力的地区。对于这样非凡的地区,集团企业如采取一事同仁的态度或采取与其它地区同样的措施,在IT组织纵向化的过程中就会削弱非凡地区的分公司IT部门的权力,则必然影响到企业在该地区市场的竞争力。如何处理局部小环境与全球大环境不一致的经济差异问题,各个企业的CIO在IT组织结构调整时都应该积极探索合适自己的方法。

总之,在经济危机的时候,CIO必须要认真考虑IT组织结构是否需要调整。CIO应根据所处的行业特点、发展战略、企业规模以及组织结构模式作出判断和权衡,适时的优化和调整IT组织结构,以更好的协助企业实现经营战略的转变。

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